Quels outils pour la dématérialisation des documents administratifs ?

par Pousse

Actuellement, la majorité des collectivités territoriales optent pour une transformation numérique de leurs documents administratifs. Les méthodes traditionnelles, comme les arrêtés et délibérations, imprimés et envoyés par courrier, sont progressivement remplacées par des solutions numériques via des plateformes de confiance.

La suite Kiosk : La suite de solutions SaaS pour les collectivités territoriales.

La suite Kiosk de Qualigraf offre une gamme de services SaaS spécialisés dans la dématérialisation du cycle de vie des délibérations pour les collectivités territoriales, de l’instruction à la publication.
Dès 2000, Qualigraf a compris l’importance du cloud pour les collectivités et a été un pionnier dans le domaine. Tous les services sont ainsi optimisés pour la performance, la disponibilité et la sécurité.



La suite Kiosk comprend :

La solution KDelib: La gestion des délibérations

KDelib est une solution moderne pour la gestion des délibérations, entièrement basée sur le cloud. Bien que l’idée du logiciel GEDélibération ait été introduite en 2004, KDelib est l’évolution actuelle de cet outil. Il offre une gamme complète de fonctionnalités et est accessible en permanence. Avec KDelib, les collectivités territoriales ont accès à une gestion des délibérations, des arrêtés, décisions, ainsi que leurs annexes. Il facilite également la préparation des séances, la convocation électronique des participants, le suivi des présences et des votes pendant les séances, et la production de comptes rendus après les séances.

La solution KBox: La convocation électronique des élus

KBox est conçu pour la convocation électronique des élus. C’est un véritable cartable électronique qui centralise tous les documents nécessaires pour les séances. Avec une dimension multi-mandats, les élus peuvent préparer et annoter les documents nécessaires pour chaque réunion, partager ces documents avec d’autres participants et même discuter en ligne pour préparer la séance. L’avantage de KBox est qu’il est accessible même sans connexion Internet, ce qui est pratique pour les élus en déplacement.

La solution KVote: La gestion des présences et des votes

KVote est une solution qui facilite la gestion des présences et des votes lors des séances. Il permet au scrutateur de gérer la présence des participants en temps réel et permet aux élus de voter directement depuis leurs appareils mobiles avec KVote App. Les résultats des votes sont affichés instantanément, garantissant la précision et la traçabilité des actions.

 

La solution KPub : La publicité des actes en ligne

KPub est le dernier ajout à la gamme Qualigraf et complète la solution de gestion des actes avec KDelib, KBox et KVote. Il a été conçu pour répondre à l’obligation de publicité des actes en ligne, une réforme mise en place par l’ordonnance du 7 Octobre 2021 et effective depuis Juillet 2022. KPub est essentiel pour les mairies et les collectivités, car il permet la publication en ligne des délibérations du conseil municipal. Ainsi, les citoyens ont accès aux décisions rendues publiques. Pour ceux qui utilisent déjà les services KiosK/KBox, KPub facilite la publication des comptes rendus du conseil en ligne, en évitant la redondance des saisies des titres des délibérations. En somme, KPub est un outil précieux pour aider les collectivités à tenir leur registre des délibérations.


Toutes ces solutions numériques sont accompagnées de mesures de sécurité robustes pour assurer la confiance des élus et des collectivités territoriales. Elles permettent également de renforcer la confiance des citoyens envers leurs élus grâce à une véritable transparence du processus. 

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